Einschreiben werden oft dafür genutzt Kündigungen des Arbeitsverhältnisses per Post zu versenden. Doch ratsam ist das in vielen Fällen nicht. Zwar wähnt man sich oft mit Einschreiben auf der sicheren Seite einen Nachweis über die Zustellung zu haben, aber wichtig ist der sogenannte Zugang.
Welche Dinge Arbeitnehmer und Arbeitgeber bei der Versendung einer Kündigung per Einschreiben zu beachten haben, zeige ich Ihnen in diesem Beitrag.
Wie müssen Kündigungen formal gestaltet werden?
Kündigungen des Arbeitsverhältnisses müssen immer schriftlich erfolgen. Dies ist unabhängig davon, ob Sie als Arbeitnehmer ihren Arbeitsplatz kündigen wollen oder als Arbeitgeber einen Mitarbeiter kündigen wollen. Werden Kündigungen beispielsweise mündlich oder am Telefon ausgesprochen, sind diese nicht wirksam. Ebenso sind Kündigung per Fax, E-Mail oder per Messenger-Dienste wie WhatsApp unwirksam.
Eine wirksame Kündigung muss entweder persönlich übergeben werden oder per Brief zugehen. Doch auch hierbei gibt es einiges zu beachten. Möglich sind normale Briefe, Einschreiben, die Übergabe per Bote oder Gerichtsvollzieher. Auch die persönliche Übergabe erfüllt die formalen Voraussetzung für die Wirksamkeit einer Kündigung.
Bei allen Formen der Versendung der Kündigung kommt es auf den Zugang beim Empfänger an.
Was versteht man unter Zugang?
Damit eine Kündigung auch ihre Wirkung entfalten kann, muss sie dem Empfänger auch zur Kenntnis gelangen. Um es einfacher auszudrücken, kann man auch sagen, dass es darauf ankommt, dass der Empfänger den Willen des Absenders kündigen zu wollen auch kennt oder kennen kann.
Übergibt man eine Kündigung persönlich, ist diese immer auch zugegangen. Doch wenn man die Kündigung verschickt oder überbringen lässt, ist es wichtig, wann der Zugang geschehen ist. Erst ab diesem Zeitpunkt entfaltet die Kündigung nämlich ihre Wirkung.
Das Recht kennt für den Zugang zwei Kriterien, wenn man die Kündigung nicht persönlich übergibt. Zugegangen ist die Kündigung,
- wenn diese in den Machtbereich des Empfängers gekommen ist,
- und mit der Kenntnisnahme gerechnet werden kann.
Der Machtbereich ist z.B. der Briefkasten, da der Empfänger die Kontrolle über diesen hat.
Es kommt für die Wirksamkeit allerdings nicht darauf an, ob die Kündigung wirklich gelesen wurde, sondern nur wann mit der Kenntnisnahme gerechnet werden konnte. Wurde eine Kündigung z.B. morgens eingeworfen, kann man davon ausgehen, dass diese auch am selben Tag gelesen wurde. Bei einem Einwurf am Sonntag, kann man davon ausgehen, dass die Kündigung Montag zugegangen ist, wenn am Wochenende der Arbeitgeber beispielsweise nicht arbeitet.
Warum ist der Zugang einer Kündigung wichtig?
Mit einer Kündigung werden bestimmte Fristen in Kraft gesetzt. Wurde ordentlich gekündigt – egal ob von Seiten des Arbeitgebers oder des Arbeitnehmers – läuft die Kündigungsfrist. Je nach getroffener Regelung und der Betriebszugehörigkeit kann die Kündigungsfrist unterschiedlich lang sein.
Verpasst man den richtigen Zeitraum, verlängert sich die Kündigung z.B. um einen Monat. Deshalb ist der Zugang der Kündigung für die Berechnung der Kündigungsfrist wichtig.
Wenn man als Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber gekündigt wurde, kann man gegen diese Kündigung vorgehen. Mit der sog. Kündigungsschutzklage kann man die Kündigung durch das Arbeitsgericht prüfen lassen. Nach dem Zugang der Kündigung hat man allerdings nur 3 Wochen Zeit diese einzureichen. Bei einem verspäteten Einreichen wird die Klage meistens abgewiesen und die Kündigung ist wirksam, egal ob die Kündigung rechtswidrig war oder nicht.
Warum kann eine Kündigung per Einschreiben problematisch sein?
Häufig greifen Arbeitnehmer oder Arbeitgeber zum Einschreiben für die Übersendung einer Kündigung. Mit der Kündigung per Einschreiben wähnen sich beide Parteien auf der sicheren Seite. Doch dies ist leider nicht immer so.
Es gibt drei Arten von Einschreiben: Einwurf-Einschreiben, Einschreiben mit Rückschein und das eigenhändige Einschreiben. Jede dieser Arten kann bei dem Zugang der Kündigung Probleme bereiten.
Einwurf-Einschreiben
Bei dem Einwurf-Einschreiben wird der Zeitpunkt des Einwurfs in den Briefkasten des Empfängers durch den Zusteller festgehalten. Allerdings weiß der Zusteller nicht, ob und was in dem Briefumschlag steckt. Deshalb stellt das Einwurf-Einschreiben nur ein Anscheinsbeweis für den Zugang dar.
Einschreiben mit Rückschein
Bei dieser Art des Einschreibens wird bei der Aushändigung durch den Zusteller auf dem Rückschein der Zugang vermerkt. Der Rückschein wird dann an den Absender zurückgesendet.
Ist der Empfänger allerdings nicht angetroffen worden, erhält der Empfänger nur eine Benachrichtigung. Dann muss er das Einschreiben bei der nächsten Postfiliale abholen. Je länger man damit wartet, desto später geschieht überhaupt erst der Zugang.
Ist die Zeit verstrichen, die ein Einschreiben gelagert wird, dann wird dies zum Absender zurückgesendet. Ein Zugang hat damit nicht stattgefunden und etwaige Kündigungsfristen würden sich verschieben.
Eigenhändige Einschreiben
Bei dem Einschreiben mit dem Zusatz Eigenhändig wird das Einschreiben nur der angegebenen Person zugestellt, z.B. dem Arbeitgeber. Wird diese Person durch den Zusteller nicht angetroffen, erhält der Empfänger ebenso nur eine Benachrichtigung und das Einschreiben muss abgeholt werden. Es ergeben sich auch bei dieser Form ähnliche Probleme wie beim Einschreiben mit Rückschein.
Fazit
Ein Einschreiben kann durchaus problematisch für den Zugang einer Kündigung sein. Wenn der Empfänger nicht angetroffen wird, kann es passieren, dass ihre Kündigung in der Postfiliale landet und dort vom Empfänger spät oder gar nicht abgeholt wird. In solchen Fällen entfaltet die Kündigung keine Wirkung.
Müssen z.B. bestimmte Stichtage eingehalten werden um zu kündigen, wenn z.B. Kündigungsmöglichkeiten nur zum Ende eines Quartals bestehen, dann können sich die Kündigungsfristen teils stark verschieben. Hat man als Arbeitnehmer z.B. einen neuen Arbeitsplatz, kann dies äußerst problematisch sein.
Was sind bessere Alternativen zur Zustellung einer Kündigung?
Die Zustellung mittels Boten oder ggf. sogar mittels eines Gerichtsvollziehers sind deutlich attraktivere Alternativen zur Kündigung per Einschreiben. Der Bote muss dabei nicht zwangsläufig ein professioneller Dienstleister sein, sondern dies kann auch ein Freund oder Mitarbeiter übernehmen.
Die Kündigung sollte in Beisein des Boten gefertigt und in den Briefumschlag gesteckt werden. Der Bote sollte in jedem Fall den Einwurf in den Briefkasten oder sogar die persönliche Übergabe beispielsweise auf einer Kopie der Kündigung protokollieren. In einem Prozess kann der Bote dann als Zeuge für den Zugang dienen.
Noch sicherer ist die Zustellung durch einen Gerichtsvollzieher, auch wenn dies mit höheren Kosten verbunden ist. Der Gerichtsvollzieher protokolliert und beurkundet auf einer Kopie der Kündigung rechtssicher den Zugang. Vorteil ist dabei, dass auch der Inhalt der Kündigung unzweifelhaft nachgewiesen werden kann. Die Kosten für eine solche Zustellung liegen in etwa bei 20 bis 30 Euro.
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